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Guia de contabilidade para uma nova empresa

Analyzing numbers and doing calculations at the office

São muitos os passos necessários para se constituir uma nova empresa que não estão apenas relacionados com o desenvolvimento do produto ou serviço, que normalmente está no topo das tarefas. É necessário compreender se há viabilidade para a abertura da empresa, perceber como se comporta a concorrência e, é claro, desenvolver o produto de forma a destacar-se ou dar um valor acrescentado em relação ao que já existe no mercado.

É cada vez mais fácil constituir uma empresa em Portugal. Na verdade, com a nova funcionalidade de Empresa na Hora, consegue criar uma sociedade unipessoal por quotas, uma sociedade por quotas ou uma sociedade anónima em pouco menos de uma hora.

O que precisa para criar uma empresa?

Apesar das facilidades, é essencial recorrer a contabilistas e/ou a Técnicos Oficiais de Contas (TOCs) para ajudar na criação da empresa. Para além de ser necessário formalmente, são muitas as dúvidas que irão surgir ao implementar o seu negócio em que só profissionais experientes poderão ajudar.

Quando se desloca a um dos balcões de Empresa na Hora, terá de apresentar alguns documentos obrigatórios, que dependem se for uma pessoa singular ou uma pessoa colectiva – pode consultar quais os documentos aqui. Serão sempre precisos os dados de um ou uma TOC, incluindo nome, número de inscrição na respectiva Ordem, NIF e domicílio profissional.

Para além de ter de decidir a forma jurídica da sua sociedade, terá também de decidir qual a denominação social que pretende (o nome da firma). Existem denominações já aprovadas – que agilizará o projecto – ou pode também optar por criar uma nova, que terá de ser aprovada pelo Registo Nacional de Pessoas Colectivas. Se optar por esta última forma, terá de criar, juntamente com o seu ou sua contabilista, um Certificado de Admissibilidade.

Serviço de contabilidade para empresa: o que inclui?

A pessoa contratada para realizar os serviços de contabilidade poderá tratar de todos os documentos para registo e constituição da empresa (incluindo finanças, segurança social e conservatória) bem como apoiar o licenciamento do seu negócio. Para além disso, poderá acompanhar clientes no momento da criação da mesma.

Será também necessário optimizar o modelo fiscal para a empresa e escolher o regime de contabilidade pretendido e em função do volume de negócios. O regime de contabilidade organizada é obrigatório para todas as empresas constituídas por sociedade ou se o volume de negócios ultrapassar os 200.000€. Se não se inserir em nenhum destes modelos, poderá optar pelo regime simplificado. É preferível recorrer a um serviço de contabilidade para ajudar a escolher a melhor opção, de acordo com as perspectivas e modelos da empresa.

O financiamento para o seu negócio é outro ponto em que se deve focar antes de iniciar a actividade. Para além de pedidos de empréstimos bancários, há muitas outras opções para obter financiamento, tais como subsídios IEFP e da União Europeia, incentivos para o turismo (caso a empresa seja deste sector) ou até municipais.

Em relação à questão da fiscalidade, é a sua empresa de contabilidade que também trata de assuntos de fiscalidade (IRS, IRC, IVA, IES), segurança social, gestão pessoal, processamento de vencimentos e relatório único. É também fulcral haver alguém responsável por apresentar os balanços e contas da empresa, analisar e propor melhorias.

Profissionais de contabilidade também devem ser braços direitos no seu negócio. Para além de ser especialmente importante na fase inicial da empresa para auxiliar em processos mais burocráticos, podem também ajudar a escolher a melhor estratégia e direcção a tomar em termos financeiros, evitando erros e aconselhando da melhor forma.

4 dicas para escolher profissionais de contabilidade para a sua nova empresa:

Referências: peça recomendações de outros empresários – assim saberá que outros clientes ficaram satisfeitos com os resultados obtidos.

Relação e empatia: é muito importante criar uma relação profissional que se baseie na confiança e na empatia. Como tal, é fulcral conhecer e sentir que criou uma boa conexão com a pessoa com quem trabalha para que a relação seja longa e duradoura. Não cometa o erro de escolher uma empresa de contabilidade apenas com base numa proposta recebida por e-mail ou por escrito.

Experiência no sector: tente optar por profissionais que tenham clientes do mesmo sector que o seu e/ou que trabalhem com empresas do mesmo tamanho. Assim, será muito mais provável que estejam mais conscientes para os potenciais problemas e desafios que poderá enfrentar e evitá-los ou resolvê-los da maneira mais eficaz.

Preço: é claro que contabilistas com mais reputação, empresas maiores e um acompanhamento mais personalizado são factores que aumentam os honorários. Verifique quais as necessidades da sua empresa e tente encontrar um meio termo de modo a não pagar por serviços que não necessita. Lembre-se, também, que o barato pode sair caro e que é preferível investir num bom serviço de contabilidade do que ter problemas posteriormente. 

Qual o preço que pode esperar pagar?

Para ter uma ideia mais sólida do custo de um serviço de contabilidade para uma empresa a constituir, recolheu-se informação da base de dados da plataforma Zaask. Um serviço de contabilidade para uma pequena empresa a constituir pode custar, em média, de 70 a 150 euros por mês (+ IVA), em que se inclui, por exemplo, resolução de assuntos de fiscalidade (IRS, IRC, IVA, IES), de segurança social, gestão de pessoal, processamento de vencimentos e relatório único. Normalmente neste preço também está incluído o apoio na abertura da empresa e respectivas recomendações para projectos de apoio social (como o IEFP). Muitas vezes também se inclui o envio dos ficheiros SAFT e acompanhamento da situação e das contas da empresa através de balanços e consequente aconselhamento estratégico.

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